Protéger les données de votre collectivité : la sauvegarde

Dans le monde complexe de la gestion administrative des petites collectivités locales, chaque tâche compte. De la tenue des registres officiels à l’accueil du public en passant par la gestion des ressources humaines, il est facile de négliger un aspect crucial : la sauvegarde informatique. Pourtant, dans un paysage numérique où les données sont au cœur de chaque opération, leur perte peut paralyser une administration locale. Cet article vise à démystifier le processus de sauvegarde informatique et à fournir des conseils pratiques pour protéger les données de votre collectivité sans casser la tirelire. De la fréquence des sauvegardes aux outils nécessaires, nous vous guiderons à travers les étapes essentielles pour assurer la sécurité et la continuité de l’activité de votre collectivité, un maillon de la continuité des services.

Les défis des petites collectivités locales face à la gestion des données

Dans les collectivités locales, chaque jour les missions s’enchainent, les responsabilités grandissent. Les nombreuses tâches administratives variées demandent une attention constante, il y a toujours beaucoup à faire. Mais il peut y avoir une action qui est souvent négligée : la gestion des données.

Quand nous parlons de données, nous faisons référence à toutes les informations importantes pour le fonctionnement de la collectivité contenues dans les systèmes informatisés (serveurs, postes de travail, services hébergés, etc.) Cela peut inclure les registres d’État civil, les rapports financiers, les plans d’urbanisme, les courriers des administrés, des usagers et bien plus encore. Ces données sont sensibles et vitales pour assurer le bon fonctionnement de la collectivité.

Cependant, il y a un problème : que se passe-t-il si ces données disparaissent soudainement ? C’est là que réside le véritable défi : assurer l’intégrité et la disponibilité de ces données. Imaginez perdre tous les registres ou ne plus avoir accès aux rapports financiers nécessaires pour gérer le budget municipal. Cela pourrait désorganiser voire paralyser les opérations et avoir de lourdes conséquences.

C’est pourquoi la sauvegarde des données est si importante, surtout dans les petites collectivités où les ressources peuvent être limitées.

Les bases de la sauvegarde informatique

Maintenant que nous avons compris les enjeux, il est temps de parler de la sauvegarde informatique.

La sauvegarde des données : c’est quoi au juste ?

La sauvegarde informatique, c’est comme une assurance pour vos données. Cela signifie faire des copies sécurisées de toutes les informations importantes stockées sur vos ordinateurs ou autres appareils numériques. Ainsi, même si quelque chose arrive à vos données originales, vous avez toujours une copie de secours à portée de main.

La première étape pour mettre en place une sauvegarde informatique est de décider de la fréquence à laquelle vous allez effectuer ces sauvegardes. En général, il est recommandé de sauvegarder vos données aussi souvent que possible, en fonction de la fréquence à laquelle celles-ci sont mises à jour. Par exemple, si vous modifiez vos données quotidiennement, il est préférable de sauvegarder chaque soir.

Ensuite, vous devez décider quelles données vous allez sauvegarder en priorité. Il est important de prioriser les informations les plus critiques pour le bon fonctionnement de votre collectivité. Cela peut inclure les registres des délibérations, les budgets financiers, les plans d’urgence, les courriers et tout autre document essentiel.

Les outils logiciels

Parlons des outils nécessaires pour réaliser ces sauvegardes. Heureusement, il existe de nombreuses solutions libres, gratuites et faciles à utiliser pour les petites collectivités. Vous pouvez opter pour des logiciels de sauvegarde automatique qui enregistrent vos données à intervalles réguliers, ou même utiliser des services de stockage en ligne (cloud) pour conserver vos données en sécurité hors site.

La plupart des logiciels de sauvegarde permettent également la réplication de fichiers ou leur synchronisation. En effet, dans un système de sauvegarde pure, les données ne changent pas dans le temps tandis que les données répliquées ou synchronisées évoluent sans cesse à mesure que les données sources changent.

Parmi les logiciels libres à privilégier, nous pouvons citer Amanda, Bareos, CloneZilla, Duplicati, FreeFileSync, Unison. Beaucoup d’autres existent.

En résumé, la sauvegarde informatique consiste à faire des copies de sécurité de vos données importantes pour vous assurer qu’elles sont protégées en cas de problème. En choisissant la bonne fréquence de sauvegarde, en priorisant les données les plus critiques et en utilisant les bons outils libres, vous pouvez garantir la sécurité et la continuité des services de votre collectivité tout en réduisant les coûts.

Les outils matériels

Le matériel peut aller d’un simple disque dur externe au solutions de stockage en réseau (NAS) en passant par des services en ligne ou des bandes magnétiques.

Les disques durs externes offrent une solution de sauvegarde simple et abordable. Vous pouvez les connecter à vos ordinateurs pour effectuer des sauvegardes régulières et les stocker en lieu sûr (coffre-fort par exemple) pour une protection supplémentaire.

Si votre collectivité dispose d’un budget plus important, vous pourriez envisager d’investir dans un serveur de sauvegarde dédié. Ces serveurs sont conçus pour stocker de grandes quantités de données et offrent des fonctionnalités avancées telles que la redondance des données pour une protection accrue.

Les solutions de stockage en réseau (NAS) sont une autre option à considérer. Ils permettent le stockage centralisé des données et peuvent être configurés pour effectuer des sauvegardes automatiques à intervalles réguliers. De plus, ils offrent souvent des fonctionnalités de partage de fichiers et d’accès à distance.

Les services de stockage en ligne sont une solution pratique pour les petites collectivités. Ils permettent de sauvegarder vos données dans le cloud (ou nuage, sur internet), offrant ainsi une protection hors site et la possibilité d’accéder à vos données de n’importe où avec une connexion Internet.

Enfin, bien que moins courantes de nos jours, les bandes magnétiques restent une option viable pour les sauvegardes à long terme. Elles offrent une grande capacité de stockage et sont particulièrement adaptées aux grandes quantités de données.

Il est important de choisir le matériel qui répond le mieux aux besoins spécifiques de votre collectivité, en tenant compte de facteurs tels que la quantité de données à sauvegarder, le budget disponible et les exigences en matière de sécurité et de disponibilité. En combinant le bon matériel avec des logiciels de sauvegarde fiables, vous pouvez mettre en place une solution de sauvegarde efficace pour protéger les données de votre collectivité.

Bonnes pratiques

Énumérons quelques règles de bonnes pratiques pour vous assurer des sauvegardes fiables et efficaces.

• Enregistrer vos données dès leur saisie avec les logiciels métiers (bureautique, comptabilité, design, etc.) sur vos postes de travail, vos serveurs ou depuis vos services en ligne.
• Utiliser un deuxième support de sauvegarde en local comme un serveur NAS par exemple dédié au stockage périodique de vos données. Cela peut aussi être un disque dur externe ou des DVD. Si ce support peut être dans un autre pièce que le serveur principal ou le poste de travail, c’est encore mieux.
• Un troisième support serait idéal surtout s’il est externalisé (chez un prestataire, un hébergeur, etc.)
• Planifiez vos sauvegardes de manière régulière. Fixez un horaire pour effectuer vos sauvegardes, de préférence en dehors des heures de travail où il y a moins d’activité sur vos systèmes. Cela permettra de minimiser les interruptions pendant le processus de sauvegarde.
• Utilisez des outils pratiques et mettez-les régulièrement à jour pour bénéficier de toutes les fonctionnalités et diminuer les failles de sécurité potentielles.
• Vérifiez régulièrement vos sauvegardes pour vous assurer qu’elles fonctionnent correctement. Il est important de tester périodiquement vos sauvegardes en restaurant quelques fichiers pour vous assurer qu’ils sont accessibles et qu’ils peuvent être récupérés en cas de besoin.
• Assurez-vous de former votre personnel sur l’importance des sauvegardes et sur la manière de les gérer correctement. Chaque membre de votre équipe devrait comprendre pourquoi les sauvegardes sont importantes et comment elles contribuent à protéger les données de la collectivité.
• Enfin, soyez vigilant quant à la sécurité de vos sauvegardes. Assurez-vous qu’elles sont stockées dans un endroit sécurisé, à l’abri des dommages physiques ou des accès non autorisés. Si elles peuvent être cryptées, c’est toujours mieux et si vous utilisez des services de stockage en ligne, choisissez des fournisseurs réputés.

En suivant ces bonnes pratiques et conseils, vous serez plus serein, avec des sauvegardes fiables et efficaces, assurant ainsi une meilleure sécurité et la continuité des services de votre collectivité.

Conclusion

Dans un monde de plus en plus numérisé, la protection des données est une responsabilité que nous ne pouvons pas ignorer. Pour les petites collectivités locales, la sauvegarde informatique devient un pilier essentiel de la gestion administrative. En suivant les conseils simples présentés dans cet article, vous pouvez jouer un rôle crucial dans la protection des données de votre établissement. En investissant du temps et des ressources dans des stratégies de sauvegarde efficaces, vous assurez la pérennité de vos opérations et protégez l’avenir de notre collectivité.

Ne laissez pas la perte de données paralyser votre administration : agissez dès aujourd’hui pour vous protéger demain.